Zu Beginn steht die Erfassung von Dokumenten. Wenn Sie beispielsweise über physische Papierdokumente verfügen, digitalisieren Sie diese mithilfe eines Scanners. Elektronisch erstellte Dokumente wie Word-Dateien oder PDFs laden Sie direkt ins System hoch und arbeiten damit ohne Umwege weiter. Ebenso erfasst ein DMS E-Mails und deren Anhänge automatisch. 

Nachdem ein Dokument in das System eingepflegt wurde, geht es mit der Indizierung weiter. Dabei werden den Dokumenten Metadaten zugeordnet. Es handelt sich um Informationen, wie dem Titel des Dokuments, dem Erstellungsdatum, dem Autoren und möglicherweise spezifischen Schlagwörtern. Metadaten sind von entscheidender Bedeutung, da sie Ihnen später helfen, Dokumente schnell und effizient wiederzufinden. 

Ist ein Dokument indiziert, wird es sicher gespeichert. Hierbei nutzt das DMS Datenbanken oder spezielle Dateisysteme, um zu gewährleisten, dass Dokumente über lange Zeiträume gesichert und vor unautorisiertem Zugriff geschützt sind. Je nach System ist das auch in einer Cloud möglich. 

Über die Benutzeroberfläche des DMS können Sie im Anschluss nach den Dokumenten suchen, sie anzeigen lassen oder bearbeiten. Dank der zuvor erwähnten Metadaten benötigen Sie dafür kaum mehr Suchzeit. Wenn Dokumente im Laufe der Zeit verändert werden, behält das DMS die vorherige Version bei, sodass Sie die Entwicklung nachvollziehen und bei Bedarf zu älteren Versionen zurückkehren können. 

Eine besonders erwähnenswerte Funktion eines DMS ist die Automatisierung von Arbeitsabläufen. Benötigen Mitarbeitende etwa die Genehmigung von Vorgesetzten, leitet das System die Anfrage basierend auf vordefinierten Regeln automatisch weiter. Ein Mehrwert, der den Aufwand erheblich senkt. 

Letztlich, sofern Dokumente nicht mehr unmittelbar benötigt, aber dennoch aufbewahrt werden müssen, kümmert sich das DMS um die Archivierung. Natürlich gemäß allen gesetzlichen Anforderungen und DSGVO-konform. 

Ein DMS ist eine smarte Software, die sehr fortschrittlich arbeitet und laufend innoviert wird. Das bedeutet, ihre Funktionen werden immer intelligenter, was wiederum sicherstellt, dass Sie mit der Dokumentenmanagement-Lösung bestens für die Zukunft aufgestellt sind.

Sie selbst wissen es am besten: Jeden Tag fallen bei Ihnen zahlreiche Dokumente an. Denken Sie hier an Lieferscheine, Rechnungen, Angebote und Buchungsbelege. Und es werden immer mehr. Die Flut an Unterlagen zu managen, sei es in Akten oder einfachen Windows-Ordnern, kostet viel Zeit. Zeit, die Sie und Ihre Mitarbeitenden für wirklich wichtige Aufgaben nutzen könnten, die den Unternehmenserfolg vorantreiben. 

Ein DMS-System bietet für all jene ineffizienten Workflows eine zentrale Lösung und entsprechende Vorteile. Das DMS schafft eine klare Struktur sowie Übersicht, gestaltet interne Arbeitsprozesse effektiver und vereinfacht die Zusammenarbeit. 

Das leistet eine Dokumentenmanagement-Software noch für Sie: 

• Ein DMS konsolidiert alle Unternehmensdokumente an einem zentralen Ort.  
• Dokumente lassen sich anhand verschiedener Parameter, wie Titel, Datum, Autor oder eingebetteten Schlüsselwörtern in kürzester Zeit finden. 
• Zugriff auf bestimmte Dokumente oder Ordner können jederzeit beschränkt werden. 
• Ein DMS hält verschiedene Versionen eines Dokuments fest, sodass Benutzerinnen und Benutzer die Entwicklung eines Dokuments über die Zeit verfolgen und bei Bedarf zu älteren Versionen zurückkehren können. 
• Routineprozesse, wie Genehmigungen oder Überprüfungen, können automatisiert werden. 
• Gesetzliche Anforderungen und Richtlinien lassen sich zuverlässig einhalten. 
• Mit den Funktionen zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten arbeiten Teams effizienter an Projekten. 
• Zudem steigt die Produktivität durch den mobilen Zugriff von unterwegs oder von zu Hause aus. 
• Kosten für Drucken, Kopieren, Archivieren und physische Transporte reduzieren sich deutlich. 

Denken Sie zudem an die Schonung wertvoller Ressourcen und tun Sie mit einem DMS ganz automatisch der Umwelt etwas Gutes. Gleichzeitig sollten Sie stets im Hinterkopf behalten, dass sich papierbasierte Dokumente vorerst nicht gänzlich vermeiden lassen werden. Nutzen Sie daher die Möglichkeit des nachhaltigen Druckens mit energie- und ressourcenschonenden Technologien wie den Kyocera Laserdruckern. 

Die Datensicherheit wird erstens durch die DSGVO sichergestellt und weiters durch Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, regelmäßige Backups und Protokollierung von Zugriffen sichergestellt.

Die Implementierung umfasst die Auswahl der Software, die Schulung der Mitarbeiter, die Migration bestehender Dokumente und die Integration in bestehende IT-Systeme.